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La démarche projet selon Lascom

Mettre en place une solution informatique engendre de nombreux changements que ce soit en terme d’organisation, de management ou encore de processus. L’objectif étant avant tout d’avoir un outil capable de répondre au plus proche de vos besoins et des enjeux de votre entreprise.

L’expérience et l’expertise acquises auprès de plus de 200 clients permettent de vous conseiller et d’optimiser le processus de mise en place de la solution. Aussi, nos équipes projets connaissent parfaitement le métier de nos clients. Elles vous accompagnent tout au long de vos projets depuis la définition du besoin jusqu’à la maintenance et l’évolution de votre application.

Lascom met en place une démarche Agile – Hybride, basée sur un principe RAD (Raplid Application Development). Cette méthode cherche à trouver le meilleur compromis entre ce que la solution permet de réaliser et le besoin.

Au final, les bénéfices sont:

  • Minimiser l’impact sur l’organisation
  • Réduire la phase d’implémentation par phase de 6 mois avec des résultats tangibles
  • Rester concret et pragmatique dans les approches proposées
  • Favoriser l’adoption via l’utilisation d’un prototype
  • Un projet est décrit par un contrat, en référence à un cahier des charges, la réponse Lascom et le plan qualité.
  • Un projet est décomposé en plusieurs phases, le découpage par phase est construit pour chaque projet en fonction des objectifs et contraintes.
  • Une phase se déroule selon un schéma conception/paramétrage/recette/phase pilote :
    • Conception : sur la base du cahier des charges, l’objectif est de déterminer le paramétrage à réaliser sur l’application. Concrètement, les possibilités sont présentées lors d’ateliers avec un prototype pour avoir un rendu concret et compréhensible par des utilisateurs finaux.
    • Paramétrage : une fois spécifié, Lascom complète le prototype et finalise le paramétrage.
    • Recette : Lascom livre le prototype au client qui valide l’application paramétrée.
    • Phase pilote / déploiement : cette phase est critique pour que le déploiement soit réussi. Lascom peut fournir des prestations d’accompagnement au changement via du support utilisateur (sur site / à distance), documentation, formation.

Pour réussir votre démarche projet en toute sérénité, nous préconisons les points clés suivants.

methode hybride-agile

Comment vous préparer ?

Un PLM est une plateforme de collaboration « structurée ». Il est donc indispensable de clarifier les processus internes et les responsabilités avant d’engager un projet PLM.
Si les rôles et l’organisation ne sont pas clairement définis, nous vous invitons à les travailler le plus en amont possible. Cela est d’autant plus critique si :

  • Le projet touche l’entreprise étendue (les clients, les fournisseurs, les partenaires)
  • La définition des process est rendue plus compliquée et peut nécessiter une dimension contractuelle
  • Plusieurs structures organisationnelles sont impactées (dimension internationale, sociétés différentes ou entités autonomes)
  • L’harmonisation des process dans un contexte multi culturel représente de facto un risque auquel il faut se préparer… Il est indispensable de distinguer ce qui est commun, différent, essentiel et nécessaire
  • Plusieurs entités sont impactées (R&D, marketing, …)
  • Les périmètres et rôles de chaque entité doivent être précisés (saisie des informations, responsabilité sur les données, validation, confidentialité des informations, etc)
  • Les processus sont peu harmonisés ou peu formalisés en interne

Ces points constituent les premiers inputs lors des ateliers.

Un PLM est aussi un référentiel. Le succès du déploiement est conditionné par la fiabilité des données. Or, cela concerne la définition des données dans le PLM, les interfaces avec l’ERP ou autres systèmes, la reprise de données etc. Préparer en amont les données permettra de sécuriser le projet dans son ensemble. Concrètement, il est nécessaire de :

  • Recenser les différentes sources de données existantes à gérer dans le PLM (références produits et base fournisseur dans l’ERP, documents dans une base documentaire, données fournisseurs dans des fichiers Excel, brief marketing dans des fichiers Excel, etc.)
  • Qualifier le travail pour les consolider et les redresser (utilisation d’un outil tel que Trifacta)
  • Travailler sur le redressement des données
  • Rédiger un cahier des charges détaillé et partagé en interne, indispensable pour s’assurer que tous les besoins sont bien pris en compte. Hiérarchiser les besoins entre l’essentiel et l’accessoire sera aussi un plus pour vérifier que les points structurants sont bien adressés dès les premières phases.

Maîtrisez les coûts projets pour minimiser l’impact sur votre organisation

  • Première étape : analyser le coût global du projet

Il est nécessaire d’évaluer le coût de mise en œuvre de la solution et le coût d’adaptation de son organisation (formation, conduite au changement, mobilisation de mes collaborateurs, explications, incompréhensions etc.). L’objectif étant de maximiser le rapport de la valeur métier sur le coût global du projet.

Le meilleur moyen est évidemment d’avoir un produit le plus proche possible. C’est la démarche que nous proposons avec une solution métier, verticalisée, paramétrable (80% de standard et 20% de paramétrage, et 0% de spécifique).

  • Deuxième étape : évaluer la convergence entre l’expression du besoin et l’outil

L’expression du besoin est indispensable pour savoir où va le projet. Mais il faut aussi être capable de revoir certaines exigences du cahier des charges en cours de projet.

Les besoins doivent être formalisés, clairs et partagés en amont.

La méthode à mettre en place

Avantages

Structurer le projet dès les premiers échanges entre l’éditeur et le client.
Il est important d’avoir des processus métiers clairs.
Initier la démarche projet par la méthode en V est une première étape pour établir le cadre global du projet.
Le cadre (budget, planning, etc.) doit être clairement établi et partagé entre le client et l’éditeur

Inconvénients

Plus le projet avance, plus l’impact des risques augmente : il est toujours plus difficile et coûteux de revenir en arrière lorsqu’on découvre une anomalie tardivement dans cette méthode.
Attention à l’effet tunnel !

Avantages

Méthode itérative, incrémentale, adaptative qui se concentre sur l’expérience du client.
Le projet est découpé en plusieurs étapes (itérations), permettant de réajuster en restant dans le cadre du périmètre fonctionnel défini en amont.
Cette méthode permet de se focaliser sur les points essentiels.

Inconvénients

Le manque de planification et de cadrage peuvent à terme faire courir le risque que le projet ne se termine pas.

Les points clés de l’organisation du projet

  • Définir la gouvernance
    et l’équipe projet

  • Définir l’organisation du projet client/éditeur

  • Phase pilote

  • Conduite du changement

Les facteurs clés du succès de la démarche projet Lascom

  • Vos données doivent être consolidées, harmonisées entre les services et au bon format
  • Cadrer les besoins : on sous-estime la difficulté si le projet n’est pas cadré, il faut savoir rester sur le périmètre principal
  • Définir la responsabilité de chacun des parties (clients / éditeurs)
  • Vos besoins doivent être clairs et partagés en amont entre tous les services concernés (interne et externe)
  • Identifier et désigner le sponsorship. C’est lui qui porte le projet et permet d’avoir une vision stratégique
  • Avoir un planning réaliste
  • Avoir des attentes réalistes
  • Estimer et vérifier la disponibilité et l’implication des acteurs / de l’équipe projet
  • L’indispensable accompagnement au changement