GED

La GED ou Gestion électronique de document

Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.

Pour cela, le référentiel Lascom PLM dispose de toutes les fonctions d’un logiciel d’EDMS (Electronic Document Management System) ou de logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) :

  • Authentifier, dater et tracer l’historique des documents
  • Assurer une gestion des documents quel que soit le format
  • Joindre, Rechercher et Visualiser les documents
  • Gérer le cycle de vie des documents (indice et état)
  • Diffuser et faire valider les documents via des processus automatisés
  • Imprimer automatiquement
  • Rechercher suivant les propriétés des documents
  • Visualiser avec des viewers adaptés aux formats
  • Annoter et gérer les commentaires
  • Check in / check out
  • Gérer des versions et des états fonction du cycle de vie des documents
  • Valider et diffuser via des processus métier
  • Gérer les abonnements

Les documents peuvent être créés en interne, être facilement importés et être organisés en dossiers virtuels complexes permettant de gérer de véritables « configurations documentaires ». De plus, pour une gestion documentaire efficace, l’accès aux documents est soigneusement contrôlé par des droits qui dépendent de l’utilisateur mais également du statut du document dans son cycle de vie.

0
Milliards de Gigabits
de données créées et copiées par an en 2013
0
fois +
d'ici 2020 selon IDC

 

 

Centralisation des données

La GED au service de la production documentaire

En natif, en plus des fonctions d’EDMS et de GED, Lascom PLM accélère la production de vos documents grâce à des fonctions de gestion documentaire, de génération automatique de documents et des connecteurs avec les outils bureautiques et les logiciels de CAO les plus répandus.

Les connecteurs avec les logiciels bureautiques et les logiciels de CAO sont de vrais outils de productivité et de sécurisation pour les personnes travaillant régulièrement avec ces logiciels. Ils permettent d’intégrer sans effort et sans ressaisie l’ensemble des fichiers issus de ces logiciels dans le référentiel Lascom PLM.

Ces connecteurs permettent à l’utilisateur de garder une entière liberté sous ses logiciels bureautiques et CAO et de stocker simplement les documents réalisés dans le référentiel PLM. L’utilisation de modèles de documents permet d’assurer la cohérence des documents et d’initialiser directement les entêtes, titres, et informations qui peuvent être récupérées à partir des données du référentiel :

  • Lien bi-directionnel entre les champs du plan ou du document et les informations du PLM
  • Gestion centralisée des documents Office et CAO
  • Accès aux fonctions de recherche du référentiel au travers des logiciels bureautiques et CAO
  • Gestion de modèles de documents Office et CAO
  • Gestion des références externes de documents et des Xrefs dans le cas de documents CAO
Gestion électronique de document

Voir au-delà de la GED

Lascom PLM assure ainsi de conserver un environnement global cohérent et de travailler dans ses outils du quotidien sous le contrôle de Lascom PLM. Grâce à ses fonctions de gestion et de production documentaire, Lascom PLM évite les re-saisies, et donc les pertes de temps et les risques d’erreurs, et facilite la production documentaire.

Cependant, la GED seule ne suffit pas à assurer une gestion de l’ensemble des informations projets. Au-delà du document, les informations qui portent la connaissance et le savoir-faire des cycles produits et projets sont très nombreuses : données, intervenants, décisions, actions, relations…

Pour apporter à ses clients une solution complète de gestion de leurs projets et de leurs produits, Lascom PLM intègre également des technologies de :

  • PLM
  • Gestion de données techniques et de configuration
  • Gestion des processus et des workflows
  • Reporting et de consolidation des informations
  • Gestion des actions
Gestion des documents et données