Dossier d’information produit

Les enjeux de gestion du DIP (Dossier d’Information Produit)

Le règlement européen 1223/2009 régissant les nouvelles obligations concernant les produits cosmétiques oblige les professionnels du secteur de la cosmétique (industriels ou responsables de la mise sur le marché) à remettre le dossier d’information produit pour chaque produit mis sur le marché.

Selon l’article 2.11 du règlement 1223/2009, le dossier d’information produit est conservé pendant une période de dix ans à partir de la date à laquelle le dernier lot du produit cosmétique a été mis sur le marché.

Celui-ci peut être contrôlé à tout moment par les autorités sanitaires. Si lors du contrôle les autorités constatent que le produit cosmétique présente une non-conformité, le retrait du marché de celui-ci sera alors exigé immédiatement.

Construire et suivre l’évolution du Dossier d’Information Produit représente donc un enjeu capital pour les industriels et distributeurs du secteur de la cosmétique. Il leur est nécessaire de fiabiliser et d’automatiser les différentes étapes clés : récupérer, organiser, édifier, fiabiliser et suivre les informations et les chapitres constituant ce dossier pour pouvoir à tout moment fournir un DIP complet.

Dossier d'information produit cosmétique
Qualité et réglementation

Que doit contenir le DIP (Dossier d’Information Produit) ?

Le Dossier d’Information Produit est constitué de très nombreux chapitres dont les informations sont fournies en interne ou récupérées auprès des fournisseurs et partenaires :

  • Une description du produit cosmétique permettant l’établissement d’un lien clair entre le dossier d’information et le produit cosmétique concerné,
  • Le rapport sur la sécurité du produit cosmétique comportant au minimum les éléments suivants :
    • Les informations sur le produit cosmétique (formule quantitative et qualitative, spécifications physico-chimiques, spécifications microbiologiques…)
    • L’évaluation de la sécurité du produit cosmétique (conclusion de l’évaluation, avertissements et instructions d’utilisation…)
  • Les références de la personne chargée de l’évaluation et de l’approbation de l’évaluation de la sécurité
  • Une description de la méthode de fabrication et une déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication
  • Les preuves de l’effet revendiqué par le produit cosmétique
  • Les données relatives au développement ou à l’évaluation de la sécurité

Une solution pour constituer et fiabiliser efficacement le DIP

Pour pouvoir constituer l’ensemble des chapitres du DIP, il est nécessaire de récupérer des informations diversifiées auprès de nombreux services internes mais aussi auprès des fournisseurs et partenaires (experts toxicologiques, laboratoires…).

Pour automatiser et fiabiliser au maximum ce processus de construction et de pilotage du Dossier d’Information Produit, Lascom CPG intègre un processus dédié qui s’adapte aux méthodes et procédures du client. En effet, si le DIP doit répondre aux contraintes et aux obligations de la règlementation 1223/2009, chaque entreprise a mis en place certaines spécificités pour le gérer, dépendantes de son métier et des interactions avec ses partenaires.

Lascom CPG structure et automatise l’ensemble du processus de constitution et de suivi du DIP. Ce processus intègre toutes les fonctionnalités garantissant un haut niveau de qualité et de fiabilité : notification automatique des acteurs internes et externes, système de validation et de diffusion de l’information, alertes…

Les informations et chapitres correspondants sont récupérés directement auprès des fournisseurs et sous-traitants au travers du processus. La traçabilité des échanges et des validations permet une responsabilisation des différents acteurs. En interne, les différentes étapes permettent à tous les services concernés de collaborer et fournir les éléments du DIP dont ils ont la charge, avec le suivi et la traçabilité nécessaire à ce dossier critique.

Un système d’alerte garantit que le dossier soit complet et à jour : les acteurs en charge sont informés lorsque certaines parties sont manquantes ou incomplètes, et des rappels périodiques sont intégrés afin de relancer les responsables lorsque des mises à jour du dossier sont nécessaires.

En fin de processus, le Dossier d’information Produit peut être exporté entièrement ou par chapitre pour le diffuser auprès des personnes concernés.

collaboration fournisseurs partenaires sous-traitants

Les gains du processus de constitution du DIP

Dossier innovation produit

Le processus de constitution du DIP de Lascom CPG apporte de nombreux gains liés à la qualité et la fiabilisation mais aussi liés à la productivité :

  • En récupérant les informations à la source (fournisseurs, laboratoires, partenaires…) les différents intervenants sont responsabilisés et l’entreprise limite les erreurs liées aux ressaisies d’informations tout en gagnant un temps précieux
  • Le processus complet est automatisé, ce qui assure une accélération des différentes étapes et actions à mener. Les délais nécessaires à la construction du DIP sont réduits et mieux maîtrisés
  • L’ensemble des informations contenues dans le dossier est fiabilisé et l’entreprise est garantie grâce à un système d’alerte de disposer du  dossier complet et à jour
  • Les indicateurs d’avancement assurent le pilotage du processus de DIP et permettent d’identifier les retards et les goulots d’étranglement

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