Gestion des flux documentaires

Contexte : flux et processus documentaires

Le nombre et la criticité des interactions et des processus d’échanges entre les différentes sociétés dans le cadre des projets d’ingénierie viennent de deux facteurs principaux :

  • chaque acteur (client, maître d’œuvre, société d’ingénierie …) interagit avec de nombreux partenaires générant ainsi de multiples flux d’échanges
  • et chacun de ces flux engendre de très nombreux échanges de documents et d’informations qui doivent répondre à des exigences de formalisme et de confidentialité

Les services d’ingénierie ont donc besoin de faciliter l’accès des différents acteurs et de gérer des projets impliquant des flux documentaires en augmentation constante tout en assurant la sécurité et des processus documentaires : suivi des responsabilités, cycle d’approbation, documents avec une valeur contractuelle… La gestion des flux documentaires, des processus documentaires et des workflows documentaires dépasse ainsi le cadre d’une simple GED ou DMS (Document Management System).

Les flux sans solution adaptée : 

Enjeu de la gestion des flux documentaires
>
0
% du temps
des cadres est utilisé pour rechercher ou diffuser une information (cf Gartner)
>
0
millions d'€
sont perdus par an par les entreprises de 1000 salariés qualifiés, à la recherche d'informations inexistantes, qu'ils ne retrouvent pas ou à recréer les informations manquantes (source IDC)
>
0
%
des entreprises voient l'amélioration du partage et de la circulation de l'information comme un moyen de gagner en compétitivité
0
%
de l’information circulant dans les projets d’ingénierie est matérialisée sous forme de documents

Les principes de gestion des flux et processus documentaires

Un document d’entreprise est rédigé à des fins de transmission et de capitalisation. Celui-ci évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet et en fonction des remarques des utilisateurs.

La principale difficulté réside dans ce processus d’évolution et de maintien à jour.

Un processus de gestion documentaire (ou workflow documentaire) maîtrisé passe par plusieurs étapes fondamentales, que sont :

  • la rédaction du document,
  • la revue et le traitement des avis avant diffusion,
  • l’obtention de la validation
  • la diffusion
  • Le recueil des commentaires des utilisateurs
  • La mise à jour jusqu’à l’obtention de l’acceptation du client

L’ensemble des avis, qu’ils soient recueillis de manière spontanée ou sollicitée, avant ou après diffusion, par les émetteurs ou les utilisateurs, constituent autant de contributions qui alimenteront un nouveau cycle.

Le cycle d’approbation, de validation et de diffusion varie selon les projets, mais l’exemple à droite montre à quel point c’est un élément central des projets dont il faut assurer une gestion efficace et sécurisée.

Les flux d’informations dans les projets : voir au-delà de la GED

Exemple de processus documentaire

Workflow documents

Les bénéfices d'une gestion des flux et des processus documentaires structurée

Les principes pour structurer efficacement la gestion des flux documentaires :

  • Colonne vertébrale du système d’information projet : interconnecter les informations et les différentes applications pour en tirer une vue consolidée. Les données et les documents sont ainsi liés entre les applications mais ne sont pas dupliqués.
  • Organisation des flux : structurer les étapes fondamentales dans un processus, de la rédaction à la diffusion en passant par la revue et le traitement des avis.
  • Gestion des cycles de relecture : créer, partager, organiser et suivre remarques et modifications efficacement sans altérer le document.
  • Validation, approbation, proof reading et signature électronique : assurer le cycle de vie en gérant les états d’un document par un processus de validation adaptable selon sa « criticité ».
  • Garantir l’intégrité du document par l’intégration de la signature électronique dans le processus de validation.
  • Automatiser la transmission des documents : sécurité et traçabilité des diffusions des documents garantis grâce à des matrices de diffusion adaptables pour chaque projet.
  • Traçabilité et suivi des délais : indicateurs et outils de reporting permettant une vue de l’avancement des travaux et la comparaison en temps réel avec les listes prévisionnelles.

Les bénéfices de l’organisation des processus documentaires :

Voir au delà du fichier en tant que document :

Gérer les données uniquement sous forme de documents limite les synthèses d’informations et les analyses d’impacts. Dans la gestion d’une infrastructure, gérer la documentation applicable à un instant donné ou relative à des équipements est donc essentiel et nécessite d’identifier les relations entre les documents et les autres éléments du référentiel. La gestion des flux documentaires s’ouvre alors sur la gestion des configurations et des équipements.

Etudes de cas

  • PLM SGP
  • Vinci Construction grands Projets : Faciliter la collaboration avec les prestataires
  • Metso Minerals France : support pour la vente de systèmes clés en main de la conception à l'exploitation
  • RATP STF : Assurer la maintenance des systèmes
  • Alstom Transport : Disponibilité et performance accrues
  • Brasseries Kronenbourg capitalise la connaissance technique liée à son patrimoine industriel
  • ÉS Réseaux construit, exploite, entretient et renouvelle un réseau électrique
  • La Mairie de Toulouse et la communauté d'Agglomération du Grand Toulouse
  • Kadant Lamort : Une application au service de la conception et de la production
  • Gestion de plans autocad, plans CAO Lascom chez Lilly